Urząd Gminy Aleksandrów, Aleksandrów 380, 23-408 Aleksandrów

1. opracowanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu,
2. nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta,
3. przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawniania pracy w Urzędzie,
4. prowadzenie spraw kadrowych zatrudnionych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych,
5. opracowanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy z zastrzeżeniem § 11 ust. 4,
6. prowadzenie kontroli wewnętrznej w Urzędzie,
7. prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz organizowanie załatwiania spraw obywateli, skarg i wniosków,
8. zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa,
9. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej,
10. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników,
11. prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta Gminy,
12. prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci oraz likwidacja pieczęci zużytych,
13. ewidencjonowanie kontroli zewnętrznych, przechowywanie protokołów i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
14. prowadzenie rejestru udostępniania informacji publicznej,
15. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli (testamenty),
16. obsługa kancelaryjno – biurowa i merytoryczna Rady Gminy i jej Komisji,
17. prowadzenie rejestru składanych na piśmie interpelacji i zapytań radnych,
18. organizowanie biblioteki Urzędu,
19. prowadzenie spraw w zakresie promocji zdrowia i edukacji zdrowotnej,
20. prowadzenie rejestru umów w zakresie realizacji zadań gminy,
21. prowadzenie spraw związanych z najmem lokali użytkowych i mieszkalnych,
22. prowadzenie dokumentacji w zakresie praktyk odbywanych przez studentów,
23. prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych oraz prowadzenie w tym zakresie wymaganej dokumentacji,
24. prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem osób na staż finansowany ze środków powiatowego urzędu pracy,
25. sporządzanie wymaganych sprawozdań w zakresie realizacji zadań placówek oświatowych,
26. analizowanie arkuszy organizacyjnych szkół przed zatwierdzeniem przez Wójta,
27. współpraca z kuratorium oświaty i dyrektorami miejscowych placówek oświatowych,
28. prowadzenie spraw związanych z postępowaniem konkursowym na dyrektorów szkół oraz awansem zawodowym nauczycieli,
29. zapewnienie ogłaszania aktów prawa miejscowego,
30. dekretowanie korespondencji wpływającej do Urzędu na poszczególne stanowiska pracy,
31. prowadzenie dokumentacji naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
32. prowadzenie dokumentacji okresowych ocen pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
33. organizowanie służby przygotowawczej dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym,
34. prowadzenie księgi rejestrowej instytucji kultury,
35. prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych,
36. prowadzenie dokumentacji związanej z wypłatą dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
37. prowadzenie spraw związanych z dowozem uczniów niepełnosprawnych do szkół,
38. prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Wójta,
39. opiniowanie rozkładów jazdy przewozów pasażerskich na terenie Gminy.

1. W zakresie obsługi sekretariatu:

• • prowadzenie sekretariatu Urzędu,
  • obsługa centrali telefonicznej oraz urządzeń biurowych,
  • prowadzenie spraw związanych z obiegiem dokumentów i korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przekazywanie ich na poszczególne stanowiska pracy,
  • przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
  • obsługa korespondencji wpływającej drogą elektroniczną,
  • prowadzenie w systemie komputerowym rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu,
  • udzielanie informacji interesantom w zakresie sposobu załatwienia spraw w Urzędzie i kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,
  • prowadzenie spraw kancelaryjno – technicznych związanych z obsługą interesantów,
  • prowadzenie rejestru przyjętych obywateli w sprawach skarg i wniosków przez kierownictwo Urzędu,
  • prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych,
  • zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i środki czystości oraz prowadzenie magazynu tych materiałów,
  • wykonywanie usług kserograficznych na potrzeby Urzędu.

2. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

• • prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
  • przyjmowanie, ewidencja i udostępnianie przechowywanej w archiwum dokumentacji,
  • porządkowanie przekazanej dokumentacji oraz zabezpieczenie jej przed zniszczeniem,
  • przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania oraz udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
  • przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania i przeprowadzenie procedury zniszczenia dokumentacji.

3. Rozliczanie opłat z tytułu umów najmu pomieszczeń w budynku socjalno – gospodarczym na przyjęcia weselne.
4. Przygotowywanie sali konferencyjnej na posiedzenia Rady Gminy.
5. Stwierdzanie na wniosek zainteresowanej osoby okresu pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym.
6. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Gminy

W zakresie kultury i sportu:

1. wykonywanie zadań z zakresu kultury i sportu,
2. współdziałanie ze szkołami i innymi instytucjami kultury w zakresie upowszechniania kultury,
3. organizowanie imprez kulturalnych i okolicznościowych na terenie Gminy,
4. prowadzenie „Kalendarza imprez kulturalno – sportowych”,
5. współpraca z klubami sportowymi, ludowym zespołem śpiewaczym, kołami gospodyń wiejskich, orkiestrą dętą oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań,
6. bieżące prowadzenie kroniki Gminy.
7. Wykonywanie innych zadań zleconych przez wójta.
8. sprawowanie opieki nad zabytkami i ich ewidencja.
9. opracowanie programu opieki nad zabytkami.

1. doręczanie dokumentów podatkowych (decyzje, informacje, upomnienia),
2. doręczanie faktur za wodę i ścieki,
3. doręczanie wezwań za niezapłacone w terminie faktury za wodę i ścieki,
4. doręczanie decyzji przyznających zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,
5. doręczanie dokumentów związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi (deklaracje, upomnienia, dowody wpłaty),
6. doręczanie zaproszeń na sesję Rady Gminy,
7. rozwieszanie na słupach ogłoszeniowych informacji, obwieszczeń i plakatów,
8. pomoc w przygotowaniu imprez kulturalnych i okolicznościowych na terenie Gminy Aleksandrów.