Urząd Gminy Aleksandrów, Aleksandrów 380, 23-408 Aleksandrów

1.      Opracowanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu.

2.      Nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta.

3.      Przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawniania pracy w Urzędzie.

4.      Prowadzenie spraw kadrowych zatrudnionych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych.

5.      Opracowanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy.

6.      Prowadzenie kontroli wewnętrznej w Urzędzie.

7.      Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz organizowanie załatwiania spraw obywateli, skarg i wniosków.

8.      Zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa.

9.      Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej.

10.  Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników.

11.  Prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta Gminy.

12.  Prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci oraz likwidacja pieczęci zużytych.

13.  Ewidencjonowanie kontroli zewnętrznych, przechowywanie protokołów i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.

14.  Prowadzenie rejestru udostępniania informacji publicznej.

15.  Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli (testamenty).

16.  Obsługa kancelaryjno – biurowa i merytoryczna Rady Gminy i jej Komisji.

17.  Prowadzenie rejestru składanych na piśmie interpelacji i zapytań radnych.

18.  Organizowanie biblioteki Urzędu.

19.  Prowadzenie rejestru umów w zakresie realizacji zadań gminy.

20.  Prowadzenie dokumentacji w zakresie praktyk odbywanych przez studentów.

21.  Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych oraz prowadzenie w tym zakresie wymaganej dokumentacji.

22.  Prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem osób na staż finansowany ze środków powiatowego urzędu pracy.

23.  Zapewnienie ogłaszania aktów prawa miejscowego.

24.  Dekretowanie korespondencji wpływającej do Urzędu na poszczególne stanowiska pracy.

25.  Prowadzenie dokumentacji naboru na wolne stanowiska urzędnicze.

26.  Prowadzenie dokumentacji okresowych ocen pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych.

27.  Organizowanie służby przygotowawczej dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym.

28.  Prowadzenie księgi rejestrowej instytucji kultury.

29.  Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Wójta.

30.  Przygotowanie i organizacja pracy nad sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.

31.  Sporządzanie projektów założeń do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

32.  Przyjmowanie wniosków do zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

33.  Prowadzenie spraw dotyczących założeń do planu miejscowego wykraczających poza obszar gminy.

34.  Udostępnianie projektu założeń do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz projektu planu i prognozy do publicznego wglądu.

35.  Dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikających z realizacji planu miejscowego i oceny aktualności tego planu.

36.  Wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.

37.  Wydawanie zaświadczeń potwierdzających lokalizację działek zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego.

38.  Obsługa merytoryczna Gminnej Komisji Urbanistyczno – Architektonicznej.

39.  Organizowanie wstępnych szkoleń dla pracowników Urzędu w zakresie BHP.

40.  Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP.

41.  Występowanie do pracodawcy z zaleceniami usunięcia stwierdzonych zagrożeń oraz uchybień w zakresie BHP.

42.  Występowanie do pracodawcy o zastosowanie kar porządkowych w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za zaniedbania w zakresie BHP.

43.  Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

44.  Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy.

45.  Opracowywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy.

46.  Obsługa jednostek organizacyjnych w zakresie przeprowadzania szkolenia wstępnego w zakresie BHP dla nowo zatrudnionych pracowników oraz udział w pracach komisji ds. ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

47. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Gminy

1.      W zakresie obsługi sekretariatu:

1)      prowadzenie sekretariatu Urzędu,

2)      obsługa centrali telefonicznej oraz urządzeń biurowych,

3)      prowadzenie spraw związanych z obiegiem dokumentów i korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przekazywanie ich na poszczególne stanowiska pracy,

4)      przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,

5)      obsługa korespondencji wpływającej drogą elektroniczną,

6)      prowadzenie w systemie komputerowym rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu,

7)      udzielanie informacji interesantom w zakresie sposobu załatwienia spraw w Urzędzie i kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,

8)      prowadzenie spraw kancelaryjno – technicznych związanych z obsługą interesantów,

9)      prowadzenie rejestru przyjętych obywateli w sprawach skarg i wniosków przez kierownictwo Urzędu,

10)  prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych,

11)  zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i środki czystości oraz prowadzenie magazynu tych materiałów,

12)  wykonywanie usług kserograficznych na potrzeby Urzędu.

2.  W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego:

1)    prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

2)    przyjmowanie, ewidencja i udostępnianie przechowywanej w archiwum dokumentacji,

3)    porządkowanie przekazanej dokumentacji oraz zabezpieczenie jej przed zniszczeniem,

4)    przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania oraz udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

5)    przygotowanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania i przeprowadzenie procedury zniszczenia dokumentacji.

3.       W zakresie obowiązków Koordynatora naruszeń:

1)      prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,

2)      zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a również w uzasadnionych przypadkach powoływanie zespołu, który umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,

3)      spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia,

4)      zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia o nieprawidłowościach,

5)      zapewnienie bezstronności w trakcie prowadzonych postępowań.

4.    Rozliczanie opłat z tytułu umów najmu pomieszczeń w budynku socjalno – gospodarczym przy Urzędzie Gminy.

5.    Przygotowywanie sali konferencyjnej na posiedzenia Rady Gminy.

6.    Stwierdzanie na wniosek zainteresowanej osoby okresu pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym.

7.    Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Gminy.

1.      Wykonywanie zadań z zakresu kultury i sportu.

2.      Współdziałanie z placówkami oświatowymi i innymi instytucjami kultury w zakresie upowszechniania kultury.

3.      Organizowanie imprez kulturalnych i okolicznościowych na terenie Gminy.

4.      Prowadzenie „Kalendarza imprez kulturalno – sportowych”.

5.      Promocja wydarzeń kulturalnych organizowanych przez Gminę Aleksandrów.

6.      Zbieranie i opracowywanie materiałów prasowych, utrzymywanie kontaktów z mediami w zakresie promocji gminy.

7.      Współpraca z klubami sportowymi, ludowym zespołem śpiewaczym, kołami gospodyń wiejskich, orkiestrą dętą oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań.

8.      Bieżące prowadzenie kroniki Gminy.

9.      Sprawowanie opieki nad zabytkami i ich ewidencja.

10.  Opracowanie programu opieki nad zabytkami.

11.  Opracowanie i realizacja programu współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego.

12.  W zakresie obowiązków opiekuna dzieci i młodzieży (w czasie przewozu do i ze szkoły):

1)      nadzór nad uczniami podczas wsiadania do pojazdu i wysiadania z pojazdu przystosowanego do przewozu dzieci niepełnosprawnych,

2)      zwracanie uwagi na właściwe zachowanie się uczniów w czasie przejazdu,

3)      zapewnienie bezpieczeństwa dla dowożonych uczniów,

4)      ścisła współpraca z kierowcą podczas dowożenia uczniów do szkół.

13.  W zakresie prowadzenia sekretariatu Urzędu podczas nieobecności sekretarki:

1)     prowadzenie sekretariatu Urzędu,

2)     obsługa centrali telefonicznej oraz urządzeń biurowych,

3)     prowadzenie spraw związanych z obiegiem dokumentów i korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przekazywanie ich na poszczególne stanowiska pracy,

4)     przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,

5)     obsługa korespondencji wpływającej drogą elektroniczną,

6)     prowadzenie w systemie komputerowym rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu,

7)     udzielanie informacji interesantom w zakresie sposobu załatwienia spraw w Urzędzie i kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy,

8)     prowadzenie spraw kancelaryjno – technicznych związanych z obsługą interesantów,

9)     prowadzenie rejestru przyjętych obywateli w sprawach skarg i wniosków przez kierownictwo Urzędu,

10) prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych,

11) zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i środki czystości oraz prowadzenie magazynu tych materiałów,

12) wykonywanie usług kserograficznych na potrzeby Urzędu.

14.  Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Gminy.

1.      Doręczanie dokumentów podatkowych (decyzje, informacje, upomnienia).

2.      Doręczanie faktur za wodę i ścieki.

3.      Doręczanie wezwań za niezapłacone w terminie faktury za wodę i ścieki.

4.      Doręczanie decyzji przyznających zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

5.    Doręczanie dokumentów związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi (deklaracje, upomnienia, dowody wpłaty).

6.      Doręczanie zaproszeń na sesję Rady Gminy.

7.      Rozwieszanie na słupach ogłoszeniowych informacji, obwieszczeń i plakatów.

8.      Pomoc w przygotowaniu imprez kulturalnych i okolicznościowych na terenie Gminy Aleksandrów.

9.      W zakresie obowiązków opiekuna dzieci i młodzieży (w czasie przewozu do i ze szkoły):

1)        nadzór nad uczniami podczas wsiadania do autobusu i wysiadania z autobusu,

2)        zwracanie uwagi na właściwe zachowanie się uczniów w czasie przejazdu,

3)        zapewnienie bezpieczeństwa dla dowożonych uczniów,

4)        ścisła współpraca z kierowcą podczas dowożenia uczniów do szkół.

10.  Wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta Gminy.